Cadê o dinheiro que devia estar aqui? Rastreabilidade: a chave para acabar com o buraco negro das tesourarias nas redes de varejo

Cadê o dinheiro que devia estar aqui? Rastreabilidade: a chave para acabar com o buraco negro das tesourarias nas redes de varejo

 

Como sintetizar ainda mais o tema deste artigo? Difícil, até porque o tema é espinhoso... mas me acompanhem e verão que o longo título traduz com fidelidade o problema – e a solução – que se quer tratar....

 

SilviaPrevencaoPerdas.png

Sílvia Guirardelli - Especialista em Produtos de Software e Prevenção de Perdas no Varejo

 

E para abrir este artigo evoco a célebre frase cunhada há mais de meio século pelo guru da administração William Deming: “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”.

 

Ela é repetida à exaustão em cursos de gestão, no mundo dos negócios, e ainda mais no varejo, mercado onde atuo ha quase três décadas e no qual presenciei uma busca incessante por controles, regras e planilhas para tentar impedir a evasão de recursos financeiros das lojas.

 

Uma quantidade enorme de recursos é investida em pessoas e planilhas para conferir e controlar valores recebidos pelas vendas nas lojas, mas infelizmente o dinheiro continua sumindo e ninguém sabe onde nem como.

 

Os sistemas de mercado se preocupam muito com os PDVs que recebem os pagamentos e com os ERPs que fazem a gestão dos estoques, compras e contabilidade. Porém, muitas vezes é no entreposto, “buraco negro” entre os checkouts e o cofre da transportadora de valores, que existe a figura da tesouraria, onde o dinheiro desaparece. Ninguém sabe e ninguém viu. A saída deste problema está em um jogo novo e diferente do que tem sido disputado nas redes varejistas e o nome desse jogo é rastreabilidade.

 

Existem vários KPIs importantes que precisam ser monitorados, rastreados e melhorados para dar um controle minimamente eficiente na gestão dos valores que vão e vêm das tesourarias.

 

O desafio é gerar, através de sistemas que dispensem a intervenção humana, controles que garantam a rastreabilidade das movimentações dos caixas, do cofre da transportadora, do cofre de fundo fixo (dinheiro da loja para fundo de troco e pequenos pagamentos), dos reembolsos, com processos automáticos e cadeia de aprovação. Com isso evitam-se as perdas decorrentes de má fé ou erros humanos.

 

É preciso gerar todos esses controles sem a necessidade de termos pessoas específicas, tesoureiros, trabalhando na liberação, apuração, lançamentos em planilhas, contagens manuais, etc. O ser humano é falho, honesta e desonestamente.

 

Imagine sistemas que saibam exatamente que horas e quanto saiu dos caixas, cruzando com os dados de quando e quanto entrou nos cofres, apontando somente as divergências, ligando automaticamente os depósitos aos saques, conciliando as transações de dinheiro.  E se os sistemas apontassem exatamente quanto dinheiro existe no cofre de cada loja, bem como a lista das pessoas e valores envolvidos nas divergências de conciliação automaticamente e online?

 

Já existe tecnologia para isso e está acessível do ponto de vista do investimento (principalmente frente ao rombo que esse “buraco negro” representa) e maturidade técnica. Para citar algumas dessas soluções, temos os cofres inteligentes, capazes de contar as notas automaticamente, processar os valores e identificar notas falsas, enviando os dados para  a integração via Web Service, comunicação online com as transportadoras, sistemas que analisam os tempos e trajetos na movimentação do dinheiro, workflow de aprovações, conferência automática dos pagamentos eletrônicos, etc. Tudo isso ao nosso alcance.

 

Chegamos lá! Quando há a disponibilidade destes sistemas e as pessoas envolvidas tomam conhecimento de que há um controle e monitoramento sobre a movimentação de numerário, o comportamento das pessoas muda e as perdas nesse ambiente tendem a reduzir até quase praticamente zerar! É sobretudo um movimento que já aconteceu mais cedo no segmento financeiro e que com os recentes avanços em hardware e software está agora também disponível para o varejo.

 

Cabe agora aos gestores das redes varejistas adotar essas tecnologias e processos para assumir o controle. Aí sim saberemos exatamente onde está o dinheiro que deveria estar aqui!!!

 

Autora: Sílvia Guirardelli dos Santos, especialista de produto de software e prevenção de perdas no varejo da OKI Brasil.